8 formatos de reuniões na PlenoEnergia

As reuniões são essenciais para manter o bom funcionamento de uma empresa. Isso porque elas permitem que gestores e colaboradores obtenham informações a respeito dos processos operacionais, implementação de novos projetos e recebam feedbacks a respeito de seu trabalho ou comportamento.

Uma vez que as reuniões são tão importantes para a melhoria dos processos empresariais, é necessário que elas sejam realizadas de maneira adequada às necessidades dos gestores, colaboradores e da empresa, de uma forma geral. Fazer com que uma reunião de trabalho seja produtiva evita desperdício de tempo e não compromete as atividades dos envolvidos, garantindo a participação e o entusiasmo de todos os presentes.

1 – Reunião de Formação

Refere-se aos encontros para orientar e treinar novos colaboradores a respeito do funcionamento, do produto/serviço oferecido pela empresa, bem como seus processos organizacionais.

Além disso, ou seja, de realizar este tipo de reunião para novos colaboradores, a empresa pode também promover encontros deste modelo para treinar os profissionais que já fazem parte do seu quadro de funcionários, para que estes mantenham-se sempre com os conhecimentos atualizados e possam, dessa maneira, melhorar, continuamente, o seu desempenho.

2 - Reunião informativa

Neste tipo de reunião, as decisões já foram tomadas e o encontro tem o objetivo de informar os colaboradores a respeito dessas decisões, de modo que os esforços de cada profissional sejam direcionados corretamente, e melhorar a eficácia dos processos e favorecer o alcance de resultados positivos.

Além de realizar este tipo de reunião para informar e fazer comunicados, existem também aquelas em que são solicitadas informações. Neste caso, é preciso que, durante o encontro, se conte com um tempo para que o apresentador dos dados solicitados se prepare e faça a sua demonstração aos demais participantes.

Em ambas as situações, apenas dados e informações são apresentadas, sem, necessariamente, abordar ou discutir um problema específico. Para isso, o ideal, até mesmo para tornar este tipo de encontro mais produtivo, é analisar posteriormente a situação que se pretende discutir e, em uma próxima reunião, tratar a questão com um tempo mais adequado para isso.

3 – Reunião para definição de diretrizes

Este tipo de reunião é realizada com a finalidade de encontrar soluções eficientes para determinados problemas que surgem. Porém, ao invés de discutir possíveis ações operacionais para resolver a situação, o que se debate em encontros como este é a definição de novas diretrizes organizacionais, capazes de contribuir para a resolução dos problemas em definitivo. 

4 – Reunião de tomada de decisões

Neste tipo de encontro são expostos e discutidos dados, opiniões ou problemas, para que gestores e colaboradores encontrem diferentes respostas e resoluções.

Este é um tipo de reunião importante, que costuma ser realizado com certa frequência dentro das organizações. Neste sentido, ou seja, levando este ponto em consideração, é essencial que seja feito um planeamento prévio eficiente, para que, dessa maneira, o encontro também seja verdadeiramente eficiente.

Para isso, é importante que estejam presentes na reunião apenas as pessoas essenciais no processo de tomada de decisão, que se encontre a melhor maneira para registrar o que foi decidido, bem como os responsáveis por colocar em prática as decisões tomadas, entre outros pontos que vão tornar o encontro mais produtivo.

5 – Reunião criativa

Esta reunião pode ser realizada de maneira informal, porém, levando sempre em consideração a premissa do aproveitamento do tempo de forma assertiva. Trata-se basicamente de encontros em que os colaboradores debatem questões por meio da realização de um brainstorming, ou seja, da sugestão de ideias, que serão discutidas, para que se chegue à uma solução eficiente para um problema, para que se crie uma nova solução, que atenda às necessidades dos clientes, ou para a criação de um novo produto/serviço que a empresa passará a comercializar em seu segmento de atuação.

O objetivo da reunião criativa é exatamente dar asas à imaginação de todos, permitindo que os participantes pensem alto e em conjunto e, com isso, combinem suas principais ideias, no sentido de transformá-las em formas tangíveis de criar soluções inovadoras, que tenham a ver com produtos ou serviços, e que venham para trazer inovação, criatividade, expansão e permanência dos negócios no mercado.

Como eu disse no início, por mais que seja um tipo de reunião mais informal e livre, é importante que, durante a sua execução, algumas diretrizes sejam aplicadas, para que assim garanta-se que ela traga bons frutos à empresa e aos colaboradores, de forma geral.

6 – Reunião de avaliação

O encontro tem o objetivo de classificar o trabalho dos colaboradores e passar feedback, de modo que sejam identificados pontos positivos e também de melhoria.

Para que sejam verdadeiramente eficientes, estes encontros precisam levar em conta pontos importantes, como a definição prévia dos critérios de avaliação, o impacto do profissional para a organização, o repasse de informações de maneira clara, focando sempre em fornecer análises construtivas, a aplicação de avaliações contínuas, sem esquecer, claro, da otimização do tempo, que precisa estar presente em todos os modelos de reuniões.

Ao realizar este processo, passo a passo, a empresa tem plenas condições de implementar melhorias em seus processos e também de contribuir para a performance de excelência de seus colaboradores, sendo este, papel fundamental a ser desempenhado por aqueles que ocupam cargos de gestão e que precisam sempre ter em mente o alcance pleno do sucesso nos negócios.

7 – Reunião de acompanhamento

Este é um tipo de reunião que tem como principal objetivo realizar o acompanhamento da execução de determinada tarefa, que está em andamento, ou para acompanhar a performance dos colaboradores da empresa, de uma forma geral. 

8 – Reunião de desenvolvimento de projetos

As reuniões de desenvolvimento de projetos, como o próprio nome já diz, são realizadas com o intuito de reunir a equipe, para a discussão dos pontos essenciais, que fazem parte da implementação de um novo projeto dentro da empresa ou para um cliente específico.

Quando existe um novo projeto a ser executado na organização, esse tipo de reunião se faz necessária, pois, por meio dela, são discutidos diferentes pontos de vista sobre o mesmo e também são definidas as responsabilidades de cada um de seus membros.  

"Instituto do Coaching"